Posiedzenie nr 55/kadencji 2021-2025 zwołane  w trybie hybrydowym w dniu 26 maja 2025r. po przerwie kontynuacja w dniu 29 maja 2025r.

Część I – 26 maja 2025 r.

W dniu 26 maja 2025 r. o godz. 10:00 odbyło się 10. posiedzenie Zarządu Głównego ZASP w trybie hybrydowym, zwołane przez Prezesa ZASP, Jacka Milczanowskiego.

W posiedzeniu uczestniczyli: członkowie Zarządu Głównego ZASP, członkowie Głównej Komisji Rewizyjnej ZASP, Dyrektor Generalny Biura ZASP, Dyrektor ds. Organizacyjnych ZASP, mecenas współpracującej z ZASP kancelarii prawnej z Warszawy, mecenasi kancelarii prawnej LAWWISE z Krakowa, pracownik Biura Zarządu Głównego ZASP.

Posiedzeniu przewodniczył Prezes ZASP, który otworzył obrady. Po stwierdzeniu prawidłowości zwołania i zdolności posiedzenia do podejmowania uchwał, przegłosowano porządek obrad.

Prezes ZASP przedstawił informacje z działalności w okresie od 19 do 26 maja 2025 r., w tym:

• spotkanie z mecenasami kancelarii LAWWISE w Krakowie w sprawie audytu i dokumentów do podpisu,
• przesłanie dokumentacji regulaminów DAW do zatwierdzenia,
• udział w spotkaniu z Zarządem Oddziału we Wrocławiu dotyczącym opinii ws. zamiaru powołania dyrektora Teatru Polskiego we Wrocławiu w trybie bezkonkursowym,
• uczestnictwo w konferencji PIKE w Sopocie wraz z mecenasem kancelarii z Warszawy oraz udział w panelu dyskusyjnym z udziałem organizacji zbiorowego zarządzania i użytkowników.

Następnie Sekretarz przekazała informacje dotyczące korespondencji bieżącej oraz spraw wymagających decyzji. Omówiono:

• pisma dotyczące wsparcia w rozmowach z MKiDN ws. powołania osób wskazanych przez UMWD w Teatrze Polskim we Wrocławiu,
• projekty regulaminów DAW dotyczących depozytów wraz z załącznikami (uchwała do głosowania obiegowego),
• odpowiedź na prośbę o indywidualną rekomendację członkini ZASP,
• pismo beneficjenta ws. nierozliczonego wniosku z funduszy SKE,
• sprawę indywidualnych uchwał dotyczących wniosków z dn. 19 maja 2025 r. (uchwały w trybie obiegowym),
• pismo o patronat ZASP nad XX edycją Międzynarodowego Festiwalu Wyobraźni i Możliwości „Anima” w Olsztynie – rekomendowano patronat honorowy bez skutków finansowych,
• pismo o patronat i zaproszenie do współpracy przy organizacji Mistrzostw Polski w Półmaratonie w Krakowie,
• pismo o umorzenie lub rozłożenie na raty zaległych składek członkowskich,
• pismo o rezygnacji z członkostwa w ZASP.

Po zakończeniu omawiania spraw korespondencyjnych zarządzono przerwę.

Po przerwie przystąpiono do omówienia wyników audytu przeprowadzonego przez kancelarię LAWWISE w zakresie powierzonym przez Zarząd. Audytorzy przedstawili:

• wnioski z audytu dotyczącego procedur wyborczych na delegatów w Sekcjach ZASP,
• uchybienia proceduralne i naruszenia formalne,
• brak systemowych mechanizmów kontrolnych w zapisach regulaminowych,
• rekomendowane scenariusze działań naprawczych wraz z analizą ryzyk i kosztów.

Odbyła się dyskusja z udziałem mecenasów z kancelarii LAWWISE i kancelarii z Warszawy oraz członków ZG i GKR. Zgłoszono potrzebę analizy raportu i ustalenia dalszych decyzji na kolejnym posiedzeniu. Ustalono termin kolejnego spotkania – 29 maja 2025 r. o godz. 10:00 w trybie hybrydowym.

Zarząd podjął uchwałę o zatwierdzeniu listy materiałów na Zwyczajne LXVI Walne Zebranie Delegatów ZASP (WZD). Ustalono kontynuację posiedzenia po przerwie, w wyznaczonym terminie.

Czas trwania I części posiedzenia: ok. 4 godz. 30 min (w tym przerwa).

Część II – kontynuacja posiedzenia z dnia 26 maja 2025 r.
29 maja 2025 r.

W dniu 29 maja 2025 r. o godz. 10:00 wznowiono obrady Zarządu Głównego ZASP. W posiedzeniu uczestniczyli ci sami uczestnicy, co w części I.

Posiedzeniu przewodniczył Prezes ZASP, który stwierdził prawidłowość zwołania i zdolność do podejmowania uchwał.

Prezes przedstawił notatkę z konferencji PIKE w Sopocie. Mecenas kancelarii LAWWISE zaproponował streszczenie raportu z audytu wraz z uzupełnieniem o informacje przekazane przez Biuro ZASP. Omówiono teoretyczne skutki i obciążenia wynikające z decyzji Zarządu. Przedstawiono cztery warianty rozwiązań możliwych do wdrożenia celem eliminacji uchybień proceduralnych.

Odbyła się dyskusja z udziałem członków ZG i GKR, dotycząca także kwestii składek delegatów. Uznano, że temat ten nie wpływa na ważność przeprowadzonych wyborów.

Zgłoszono wniosek o zmianę porządku obrad, celem wprowadzenia do głosowania uchwał przygotowanych przez audytorów. Po przegłosowaniu zmiany porządku, przeprowadzono głosowanie nad uchwałami dotyczącymi rekomendowanych rozwiązań.

Następnie procedowano uchwałę o zwołaniu LXVI Walnego Zjazdu Delegatów – uchwała została przyjęta większością głosów.

Zarząd zatwierdził nowe brzmienie regulaminu określającego zasady prowadzenia działalności socjalnej, kulturalnej i edukacyjnej – dokument przekazano do zatwierdzenia przez LXVI WZD.

Ustalono, że uchwała dotycząca wyboru kancelarii prawnej do obsługi LXVI WZD zostanie podjęta w trybie obiegowym, po rekomendacji kancelarii LAWWISE.

W wolnych wnioskach Sekretarz poinformowała o bieżących sprawach wymagających decyzji. Ustalono ich omówienie na spotkaniu roboczym ZG ZASP w dniu 2 czerwca 2025 r. w trybie hybrydowym.

Posiedzenie zakończono o godz. 17:15.
Czas trwania II części posiedzenia: ok. 7 godz. (w tym przerwy)    

Sekretarz ZG ZASP                                                                                                           
Urszula Drzewińska